Хорошо организованная реализация стратегии зачастую имеет большее значение, чем качество самой стратегии.
При управлении бизнесом руководители нередко сталкиваются с необходимостью решения большого количества проблем и задач. Существует
Вот несколько ситуаций из жизни.
Генеральный директор крупного предприятия, с целью выхода из кризиса, предложил сотрудникам инициировать и осуществить мероприятия по сокращению затрат и повышению дохода. Поскольку идей было много, появилась необходимость управлять этим процессом. На что выделять ресурсы? Как контролировать и управлять большим количеством различных работ? Как мотивировать персонал? Ответ был найден в регламенте управления проектами.
Два предприятия приобрели аналогичные станки. Срок запуска их в эксплуатацию на одном из предприятий составил 10 месяцев, на другом – 4. На первом предприятии было административное управление и высокий уровень исполнительской дисциплины, на втором – действовали элементы управления проектами. Таким образом, при запуске нового оборудования, открытии торговых точек, строительстве или ремонте различных объектов использование управления проектами порой более эффективно, нежели авторитарное руководство и жесткая трудовая дисциплина.
Управление проектами – это методология, которая предлагает ответы на эти и многие другие вопросы и, что очень важно, - позволяет минимизировать нагрузку на руководство предприятия.
Представьте себе, что у директора исчез секретарь. Теперь приходится разбирать всю почту, отвечать на телефонные звонки, встречать посетителей, готовить чай и так далее. Тяжело, не правда ли? К счастью, этого не происходит. Секретарь пропускает через себя поток информации, фильтрует ее, предоставляя руководителю определенный набор услуг.
Внедрение элементов управления проектами или инновациями в организационную структуру позволяет реализовать сервис, аналогичный «секретарскому». Только стоимость управляемых процессов и решений значительно выше.
Основы методологии управления проектами были заложены в 1956 году специалистами компании «Дюпон» и корпорацией «Локхид». Разработка ракетной системы «Поларис» объединяла около 3800 основных подрядчиков и состояла из 60000 операций. Руководству программы было необходимо точно знать, что требуется делать в каждый момент времени и кто именно должен это делать. Управление оказалось настолько успешным, что проект удалось завершить на два года раньше запланированного срока.
В 1969 году основана ведущая международная некоммерческая ассоциация профессионалов в управлении проектами PMI – Институт Управления Проектами. Она разрабатывает стандарты, образовательные программы, проводит конференции, семинары и осуществляет сертификацию.
Управление проектами рассматривается как процесс применения знаний, навыков, средств и технологий к проектной деятельности с целью достижения намеченных результатов и ожиданий участников проекта.
Традиционное функциональное управление бизнесом, ориентированное на управление устоявшимися бизнес-процессами, не справляется с быстрыми и существенными изменениями. Управление проектами, в сочетании с общим менеджментом и прикладными областями, предназначено специально для управления инновационной деятельностью, сроки которой ограничены, а результат выходит за рамки повседневного круга вопросов.
Как обеспечить эффективное использование методологии в деятельности конкретного предприятия, а не превратить в бумаги, пылящиеся на полке?
Любая организация - это набор составляющих, находящихся на определенном уровне развития. Речь идет об оборудовании, персонале, управлении финансами, организации продаж и т.д.. Уровни развития этих составляющих должны быть сбалансированы, и любое нововведение должно способствовать развитию организации, но не отрываться слишком далеко вперед.
Можно попытаться вытаскивать застрявший автомобиль, привязав трос к самолету. Однако, скорее всего, самолет полетит дальше, а автомобиль не тронется с места или будет сломан. 
Строительная организация более полутора лет внедряла компьютерную программу для планирования строительных проектов. При этом никто не пытался обеспечить своевременное финансирование, проработку технологии и производственную дисциплину. Потрачены деньги, время, появилось неверие в систему управления – вот далеко не полный перечень последствий разрыва в уровне развития слагаемых организации.
В то же время, очевидно, что проверенная десятками лет и миллионами организаций технология может способствовать успеху бизнеса. Важно оценить, насколько конкретная технология может быть полезна конкретному бизнесу и, как лекарства в аптеке, подобрать подходящий набор и последовательность внедрения.
Внедрение новых идей, предложений, безусловно, - важная составляющая процесса. Неправда ли, содержание материалов часто отличаются? В одних может быть не просчитан экономический эффект, в других – не учтена загруженность смежников, в-третьих – не продуман план работ. В каждой из возможных ситуаций руководители вынуждены вникать, разбираться, вновь и вновь делать одни и те же замечания.
Сократить неэффективно использованное время руководителя можно при правильной организации работы. Например, определенный формат предоставления идей позволит значительно уменьшить количество случаев, где управленцу придется сталкиваться с отсутствием необходимой информации. Введение в практику регулярных совещаний позволит сэкономить время на обсуждение. Другие заинтересованные стороны выявят не замеченные с первого взгляда проблемы. Персонал быстрее научится формулировать идеи и предложения на примере выступлений коллег. Наконец, для многих сотрудников само выступление на совещании может быть хорошей мотивацией к работе.
Именно поэтому при формировании корпоративной системы управления проектами, как и других методов управления, необходимо уделять внимание в первую очередь организации работ, а не деталям таблиц и математических расчетов.
Любая система управления затрагивает персонал, следовательно, ее внедрение в жизнь предприятия требует проведения комплекса работ по обучению, мотивации и других мероприятий. Эффективно начинать подобное внедрение с семинара для руководителей предприятия и заинтересованных подразделений. Затем разрабатывается регламент управления инновациями, типовые формы и определяется круг лиц, участвующих в процессе. Обязательно должен быть утвержден порядок и формы отчетности по выполнению работ перед руководством предприятия.
Таким образом, Управление Проектами - одна из методик управления в бизнесе - способствует предприятию работать эффективнее, а руководителям уделять больше времени стратегическим решениям, нежели текучке. Успех внедрения определяется индивидуальной «подгонкой» под конкретное предприятие и продуманностью работ по внедрению методологии в жизнедеятельность предприятия.