Любая организация в своей деятельности, как и каждый человек в своей жизни выполняет те или иные работы, достигает различных результатов. Диапазон работ широк - от строительства нового производства, до оформления документов на банковский перевод. Возникает вопрос «Можно ли выполнять работы более эффективно, и если да, то как?». Работы различны и, кажется, невозможно иметь набор «правил», повышающих эффективность. К счастью, это не совсем так.

Роберт Кийосаки в своей книге «Богатый папа, умный папа» рассказывает об одном из «уроков». «Богатый папа» часто брал его на работу, сажал в своем кабинете и ребенок просто наблюдал за происходящим. Урок заключался в том, чтобы увидеть две стороны стола: одна – руководителя, другая работника. «Богатый папа» говорил: «Природа умножает путем деления». Чем больше отличий мы сможем найти, тем выше наши шансы на успех. Найдя отличия и поняв, тем самым, что существуют разные варианты, мы можем сознательно выбрать необходимый в настоящий момент путь.

Все работы можно разделить на три категории:

·         Работы, выполняемые предприятием на постоянной основе, связанные либо с профилем деятельности, либо с внутренним распорядком. Так, например, составление бухгалтерской отчетности.

·         Работы, которые выполняются впервые или имеющие существенные отличия от предыдущих. Это, как правило, работы не связанные с профилем предприятия. Например, строительство или отделка офиса. 

·         В третью категорию целесообразно отнести работы, не оказывающие в настоящий момент существенного влияния. Последняя группа необходима для разумного ограничения использования инструментов. Так никому не придет в голову использовать вычислительную мощь компьютера при подготовке к походу в магазин за хлебом.

Переходя от различий к вариантам можно сформулировать способы повышения эффективности. Так последнюю группу можно пустить, что называется, «на самотек».  Это позволит нам высвободить ресурсы на другие работы, тем самым повысит нашу эффективность. Необходимо только контролировать время от времени, не становится ли данная работа существенной.

Работы первой группы целесообразно регламентировать. То есть определить необходимый и достаточной порядок выполнения работы, ее объем и требуемое качество. Выработать механизм контроля за ходом ее выполнения. Выполнение работы в соответствии с разработанным регламентом имеет большое количество преимуществ. От минимизации усилий на контроль, через эффективное выполнение элементарных шагов, к изъятию опыта лучших сотрудников и превращению его в достояние компании. Методология обследования предприятия, инструментарий проектирования бизнес-процессов, подготовка регламентов важная область, но это тема другого курса.

Повышению эффективности работ второй категории способствует применение методологии управления проектами.