Участники проекта - это люди или организации, вовлеченные в исполнение проекта, или на чьи интересы влияют результаты проекта. Важно определить участников, их нужды и ожидания, и впоследствии управлять проектом и влиять на эти ожидания для достижения успеха проекта. Довольно часто определение всех участников проекта является непростой задачей.
Ключевыми участниками любого проекта являются:
Менеджер проекта - лицо, ответственное за управление проектом. Он взаимодействует с заказчиком, субподрядчиками и подразделениями компании, а так же отвечает за организацию подготовки и предоставления отчетности по проекту.
Потребитель - лицо или организация, использующая продукт проекта. Исполняющая организация (исполнитель) - организация, чьи сотрудники непосредственно вовлечены в исполнение проекта;
Спонсор - лицо, группа или организация, предоставляющая финансовые ресурсы для исполнения проекта. Зачастую спонсор осуществляет также любую административную или организационную поддержку проекта. Спонсор проекта решает вопросы, выходящие за рамки компетенции руководителя проекта. А именно: определяет приоритеты проекта, обеспечивает проект ресурсами, обеспечивает взаимодействие с функциональными подразделениями, рассматривает и утверждает запросы на изменения. Спонсор проекта в наибольшей степени принимает на себя проектный риск. Во внутренних проектах, спонсор, как правило, назначается из менеджеров высшего звена предприятия и несет конечную ответственность за результаты проекта.
Значение Управления Проектами для спонсора:
· Гарантированное продвижение к желаемому результату. Даже в случае неудачи проекта в целом
· Исполнители более тщательно и конкретно прорабатывают проект
· Увеличение реальности сроков выполнения проекта, достижения результата
· Более точный, обоснованный бюджет
· Четкое определение требуемых ресурсов (не только финансовых)
· Четкое определение результата работ
· Прозрачный и удобный механизм контроля за ходом работ
· Механизм контрольных точек
· Регламентированная, предопределенная отчетность
Значение Управления Проектами для заказчика:
· Фиксация требований к результату проекта, приоритетов.
· Возможность оценки способности подрядчика выполнить требуемые работы.
· Прозрачный и удобный механизм контроля за ходом работ.
· Механизм согласованного внесения изменений в требования к результату проекта.
· Обоснованное поэтапное финансирование.
Значение Управления Проектами для руководителя проекта:
· Ясность и фиксация поставленной задачи
· Оценка вероятности исполнения
· Инструмент обоснованного отстаивания собственных интересов (сроки, стоимость, ресурсы)
· Инструменты управления рисками
· Инструмент различных планов (контрактный, рабочий)
· Согласованность работ различных исполнителей, распределение загрузки
· Своевременный контроль за ходом работ
· Механизм согласованного внесения изменений
· Завершение работ – не только закрытие контрактов, но и накопление, осмысление документального опыта.
Существуют другие категории участников проекта - внутренние и внешние, владельцы, поставщики, подрядчики, члены команды проекта и т.д.
Для тех, кто хотел бы понимать данный вопрос полнее, рекомендуется познакомиться с понятием «стейкхолдеры».
Удовлетворение ожиданий участников может быть затруднено из-за того, что у разных участников могут быть различные цели. Поиск компромисса между различными ожиданиями является одной из важнейших задач управления проектами. Забегая вперед хочется отметить, методология управления проектами превращает «поиск компромисса» из лозунга в конкретный набор мероприятий и подходов. Эти мероприятия выполняются как на предварительной стадии при подготовке проекта, так и в ходе самого проекта. Например, применяя, определенные стандартом, процессы уточнения содержания.