Для улучшения управления, а так же для установления взаимосвязей между частями проекта и деятельностью функциональных подразделений проект разбивается на фазы или этапы. Совокупность фаз носит общее название жизненный цикл проекта. Фазы проекта, для повышения управляемости, разбиваются в дальнейшем на операции.
Каждая фаза должна заканчиваться измеримым и проверяемым результатом. Это может быть анализ осуществимости, техническое задание, изготовление образца. Одной из основных задач завершения фазы является анализ хода исполнения проекта и основных результатов с целью определить, следует ли продолжать исполнение проекта, а так же обнаружить и наиболее эффективно исправить допущенные ошибки. На основании анализа принимается решение о закрытии проекта или начале новой фазы. Зачастую, не выполняя это очевидное правило, организации продолжают вкладывать ресурсы в развитие когда-то начатого и уже очевидно убыточного проекта.
Последовательность фаз проекта определяются логикой достижения цели проекта.
Жизненный цикл проекта позволяет определить начало и конец проекта. В зависимости от определения жизненного цикла проекта набор операций может рассматриваться либо как фаза проекта, либо как отдельный проект. Например, анализ осуществимости для определения того, стоит ли исполнять проект.
Обычно результаты предыдущей фазы утверждаются перед началом исполнения последующей. Допускается начало последующей фазы до завершения предыдущих. Такая практика наложения фаз называется скоростным проходом (fast tracking). Скоростной проход увеличивает риски проекта. Это естественно, так как промежуточный результат еще не получен, а следовательно риск возможен. Но любой руководитель, лидер по сути своей работы обречен принимать решения и брать на себя ответственность в условиях отсутствия полной и достоверной информации. В этом одно из коренных отличий работы руководителя и специалиста. Профессиональный руководитель сознательно соизмеряет возможные риски, целесообразность действий и принимает решения. Безусловно, в этом помогает опыт и профессиональная интуиция.
Жизненный цикл проекта обычно определяет работы, выполняемые на каждой фазе, и участников выполнения фазы. Не смотря на различия в проектах и областях деятельности, имеются общие закономерности жизненного цикла.
Жизненный цикл проекта состоит из последовательного прохождения следующих этапов: инициализация, планирование, исполнение, завершение.
Количество участников и стоимость проекта низки на старте проекта, возрастают по ходу исполнения и резко снижаются к концу. При рассмотрении стоимости проекта, как правило, рассматривают не текущую стоимость, а совокупную, нарастающую стоимость проекта. График распределения стоимости во времени обычно напоминает латинскую букву S и часто называется S-кривой.
Способность заказчика повлиять на результаты и стоимость проекта наивысшая на старте и уменьшается по мере исполнения проекта. Это в основном связано с тем, что стоимость внесения изменений и исправления ошибок обычно возрастает в процессе исполнения проекта в связи с постоянно возрастающим объемом требуемых переделок.
Это простое утверждение, очень полезно для руководителя проекта. Нередко заказчик проекта формулирует задачу недостаточно конкретно. Фактически, заказчик не обеспечивает надлежащее качество постановки задачи. Это приводит к появлению свойств, о которых не говорили заранее и к изменениям в ходе проекта. Это повышает риски руководителя выполнить задачу, уложиться в сроки, в бюджет. Может оказать влияние на последующую профессиональную репутацию руководителя проекта. Знание этих закономерностей позволяет руководителю аргументировать свои требования к заказчику.
Во многих стартапах руководитель не в состоянии достаточно глубоко прорабатывать вопросы построения составляющих системы самостоятельно. Однако закономерности осуществления проектов это не отменяет. Поэтому большое значение для успеха проекта приобретают команда участников стартапа, психологическая совместимость, методы и навыки командной работы.
Риск удачного завершения проекта максимален на старте и снижается на этапе исполнения, по мере приближения к ожидаемому результату. Полное устранение риска удачного завершения проекта происходит исключительно на этапе завершения по мере принятия результатов спонсором и заказчиком проекта. В реальной деятельности риск своевременно несогласованного и не зафиксированного видения результата проекта явление не редкое. В то же время ущерб от наступления события риска возрастает по мере завершения проекта
Вероятность успешного завершения проекта на старте наименьшая, но возрастает по мере исполнения проекта.