Этот вопрос – один из ключевых факторов, влияющий на успех всего проекта. Но подходы к его решению сильно отличаются от условий, в которых реализуется проект. Так для отдельно взятого стартапа ключевыми вопросами являются психологические качества и совместимость, персональная мотивация, навыки командной работы членов команды. Критическое значение имеют лидерские качества и навыки межличностного общения руководителя стартапа. К примеру, руководитель может быть человеком, не склонным к планированию и организованности. В этом случае среди команды проекта важно присутствие человека рационального, пользующегося доверием лидера и уважением команды. Мотивирован ли тот или иной член команды на достижение результатов или ему важен творческий климат в команде?
Правительство РФ активно подталкивает крупные компании к инновационной деятельности. В таких случаях организация взаимодействия подразделений, распределение ответственности за функциональные направления приобретает большее значение, нежели лидерские качества.
В организациях с функциональной структурой целесообразно на этапе инициализации определять персонально команду проекта. Другие распространенные термины – рабочая группа, координационный комитет. Поскольку в функциональной структуре не определены место в системе управления, а так же права и обязанности команды проекта, одним из приложений к приказу по предприятию, исполняющему роль устава проекта, должно быть положение о рабочей группе, утвержденное так же генеральным директором. Положение определяет для достижения каких целей сформирована рабочая группа, определяет ее функции и регламентирует ее деятельность, документально закрепляет права группы на использование ресурсов предприятия. В рабочей группе рекомендуется наличие секретаря. В обязанности последнего входит обязательное ведение и хранение протоколов заседаний, обеспечение информационного обеспечения всех членов рабочей группы и вышестоящего руководства.
Для крупных внутренних проектов, например, внедрение информационной системы предприятия рекомендуется следующая структура команды проекта:
· Куратор проекта;
· Рабочая группа проекта;
· Руководитель проекта (член рабочей группы);
· Непосредственно группа исполнителей проекта.
Рабочая группа проекта должна состоять из людей, заинтересованных в успехе проекта и имеющих значительное влияние на предприятии, но в силу объективных причин не располагающих достаточным временем для непосредственного участия в работе над ним. Как правило, это руководители или заместители руководителей основных подразделений затрагиваемых проектом. Роль рабочей группы заключается в том, чтобы обеспечивать поддержку проекта как в целом на предприятии, так и в руководимых подразделениях; представлять и соблюсти согласованные интересы заинтересованных сторон и быть внешней контролирующей инстанцией. Рабочая группа и ее члены должны следовать четкой стратегии взаимодействия с остальными участниками проекта. В их задачи не входит решение конкретных рабочих вопросов, однако они должны постоянно проявлять внимание к проекту и оказывать всяческую поддержку группе исполнителей. Они не должны перераспределять усилия группы исполнителей, игнорировать высказываемые группой предложения и ставить под сомнение компетенцию руководителя проекта. Несоблюдение этих требований вызовет потерю мотивации в рядах руководителя проекта и группы исполнителей. Рабочая группа должна собираться с установленной периодичностью для обсуждения хода проекта, будущих этапов и результатов выполненных работ. Разрешение противоречий в рабочей группе – функция куратора проекта.
В качестве примера работы команды, фрагмент письма руководителя проекта отражающий одну из типичных ситуаций внутри команды проекта:
«На прошлой неделе на меня напала странная апатия. Мне казалось, что надо активно что-то делать, но руки опускались, ноги прирастали к месту и не двигались. Почему? … Я сел и записал то, что меня тревожит в виде вопросов и рассуждений.
Как получилось, что при подготовке к совещанию я остался один на один с проблемами…
не выпущена опытная партия … - Почему это не гнетёт цех так же как меня?
отсутствуют объемы продаж … - Почему у маркетологов нет желания предоставить мне эти объёмы для расчёта?
не определена финишная операция для .. - Должно ли это заботить также и проектный отдел?
… »