Настоящий процесс относится к области знаний «Управление Интеграцией». Это процесс разработки плана проекта, при котором используются результаты других процессов планирования, для создания единого связанного документа. План проекта будет использован как руководство для исполнения и контроля проекта. Создание плана проекта процесс итеративный, то есть повторяется несколько раз по мере уточнения деталей проекта.
План проекта, формируемый на основании результатов других процессов планирования, проектного опыта и организационной политики в компании, является обобщающим документом. План проекта может содержать следующие разделы:
· Основание для выполнения проекта, устав проекта;
· Констатация целей и рамки проекта;
· Иерархические структуры работ;
· Оценки стоимости работ и ресурсов, бюджет проекта;
· Плановые даты начала и завершения работ;
· Распределение ответственности;
· Распределение стоимости проекта во времени;
· Методы оценки исполнения по срокам и стоимостям работ;
· Основные контрольные события и их плановые даты;
· Ключевой и необходимый персонал;
· Основные риски и плановая реакция на наступление каждого из событий риска;
· Ограничения и допущения;
· Планы управления различными составляющими проекта (целями, ресурсами, контрактами, рисками, взаимодействием, персоналом и т.д.);
· Открытые вопросы и отложенные решения.
Последний пункт особенно важен. Порой для принятия решения, например, по какой-либо работе отсутствует необходимая для планирования информация. Планирование этой работы откладывается до сбора информации, но на неопределенный срок. В результате, нередко, к этому вопросу не возвращаются до момента начала работы. Управление проектами рекомендует фиксировать подобные вопросы в плане проекта. По каждому из вопросов указывается причина, по которой он не может быть решен в настоящий момент; время, когда необходимо вернуться к нерешенному вопросу; и ответственный. Методология управления проектами это методология борьбы с неопределенностями и их катастрофическими последствиями, через вскрытие и разрешение.
План управления проектом может не повторять фрагменты документов из других процессов планирования, например, цели проекта, а включать эти документы в качестве приложений. Объем и состав плана проекта определяется масштабом проекта и корпоративной методологией. В некоторых случаях содержание плана проекта может быть определено в договоре. Существенно, что план проекта должен быть обязательно утвержден вместе со всеми приложениями. Утвержденный план проекта не должен лечь на стол только руководителя проекта или в папку руководства предприятия. Он должен быть распространен среди участников проекта согласно плану управления коммуникациями.
Различают два вида планов: базовый и рабочий. Базовый план, это утвержденный документ, завершающий фазу планирования. В ходе выполнения проекта план мероприятий, стоимость и так далее могут изменяться. Все изменения отражаются в рабочем плане руководителем проекта. Базовый план подлежит изменению исключительно Комитетом или Заказчиком, а не руководителем проекта. Другим выходом процесса создания плана проекта являются дополнительные материалы.
Хочется еще раз подчеркнуть, что управление проектами это 50% методики и 50% накопленного опыта. Сбор опыта одно из важнейших дел руководителя проекта. С другой стороны, уже упоминалось, что крайне важно корректное ведение библиотеки проекта, то есть всех материалов рождающихся в ходе проекта. В ходе исполнения, а то и завершения проекта могут возникнуть вопросы, на основании чего или кем было принято то или иное решение, например, длительность конкретной работы. Подобные детали могут быть не отражены в самом плане. Если обоснование соответствующего решения не было своевременно включено в библиотеку проекта, у руководителя проекта могут возникнуть проблемы.
Важным критерием завершенности этапа планирования является готовность команды провести эффективную презентацию. Когда план в головах команды может быть представлен на конкурс или инвестору.
