Создание плана проекта начинается с определения содержания или целей проекта. Содержание проекта полностью определяется целями проекта и эти термины, в данном случае, равнозначны. Напомню, что следует различать два значения термина содержания, используемого в «Управлении проектами»:
· Содержание проекта – работы, которые необходимо выполнить.
· Содержание продукта – требуемые характеристики продукта или услуги.
К группе процессов планирования в области знаний «Управление содержанием» относятся два процесса: «Планирование содержания» и «Уточнение содержания». Следует напомнить, что «Планирование содержания», как и все процессы «Управления содержанием», должен обеспечить наличие всех и только тех видов деятельности, которые необходимы для успешного завершения проекта.
Группа программистов занималась разработкой алгоритмов и программ для автоматизированной торговли на фондовом рынке около 2х лет. За это время было разработано несколько алгоритмов и работающих торговых роботов. Однако проект был закрыт как неудачный. С точки зрения управления, главной причиной было недостаточное внимание к содержанию. С одной стороны, выполнялось большое количество работ не относящихся к цели проекта, что значительно задерживало сроки работ. Безусловно эти фрагменты кода относились к торговым роботам. Но к роботам в общем, а не к тем алгоритмам, которые предполагалось протестировать. Как будто вы решили идти по компасу на север, но без каких-то серьезных причин можете пойти и на юг и на восток. В содержании работ не было предусмотрено алгоритма тестирования торговой стратегии самой по себе. Поэтому любая появившаяся идея сначала программировалась, потом отлавливались ошибки кодирования, а потом проходил тест торговой стратегии. Естественно, такой подход к работе делал проработку каждой идеи очень длительной. И дорогой, потому что поиск ошибок кодирование и тестирование стратегий проводился на реальных деньгах. Кроме того, в содержании не было предусмотрено системы тестирования и сравнения торговых роботов. Это приводило к тому, что иногда несколько успешных торговых стратегий конкурировали между собой, «убивая» друг друга. Глядя на эту ситуацию в рамках учебного курса, очевидно, что так делать нельзя. Кажется, собраны вместе все возможные ошибки организации работы. Однако подобное можно сказать про многие инновационные проекты в конце. Как не допустить этого при старте проекта? – Работать над Содержанием проекта. Методология управления проектами предлагает пошаговый путь, как избежать подобных ошибок, и чек-лист для проверки.
На начальном этапе «Инициализации проекта» в уставе проекта были определены основные элементы, описание как самого проекта, так и его результата. Кроме того ограничения и допущения проекта. Они являются основой для планирования содержания. Стандарт подчеркивает, что в описании проекта должно входить и его обоснование, какие потребности бизнеса он должен удовлетворять.
Результатами процесса «Планирования содержания» является набор документов содержащий: констатацию целей, сопутствующие детали и план управления целями. Констатация целей служит основой для последующих проектных решений и единого понимания целей проекта его участниками. Последнее замечание имеет немаловажное значение. В частности, необходимо определить, что не входит в проект. Так, например, в проект по разработке документации на строительство объекта не входит ни строительство самого объекта, ни утверждение документации в различных организациях. Те или иные материалы могут быть, как включены в отдельный документ, так и являться приложениями, представленными в виде ссылок. Помимо основания для выполнения проекта, описания продукта необходимо определить какие именно результаты должны быть достигнуты, а так же критерии их достижения. Критерии проекта должны быть измеримыми и включать, как минимум, сроки, стоимость и качество. Использование неизмеримых критериев, таких как "повысить эффективность" скрывает в себе высокий риск. Документация четких и измеримых результатов
особенно важна при выполнении внешних проектов. План управления целями должен ясно описывать каким образом будут выявляться изменения целей в ходе проекта, каким образом они будут утверждаться. Это связано с тем, что изменение целей, как правило, связано с перепланированием проекта и воздействует на все его показатели (сроки, стоимость и другие). Рекомендуется изменять цели только через утвержденные запросы на изменение.
Необходимо подчеркнуть, что методология подразумевает ведение библиотеки проекта. То есть время жизни документов или их частей определяется не длительностью текущего процесса, а должно быть не меньше длительности всего жизненного цикла проекта.
При «Планировании содержания» может выполняться анализ продукта, стоимостной анализ, определение альтернатив. Используются экспертные оценки.
Необходимо еще раз подчеркнуть, что настоящий документ служит для единого понимания целей и содержания проекта всеми участниками, фиксирует все договоренности по проекту между сторонами. Дальнейшее уточнение осуществляется, как правило, на уровне исполнителей. Руководитель проекта, руководящий или осуществляющий подготовку этого документа, должен стремиться максимально детально и подробно составить его. В противном случае есть вероятность, что он не сможет доказать, что проект завершен в соответствии с требованиями.