Обязательным элементом планирования любых проектов является расписание работ.
Термины операции, работы в данном контексте имеют одинаковое значение. Это максимальный уровень детализации выполняемых действий в проекте.
Следующие несколько разделов посвящены последовательным шагам по составлению расписания. Я стараюсь представить их лаконично, максимально близко к технологии и без примеров для передачи четкости и обязательности шагов. Это связано с моим собственным первым опытом составления расписания «по правилам», который впоследствии был неоднократно подтвержден. В тот период я занимался созданием и внедрением информационных систем управления предприятия. В связи с «проблемой 2000» необходимо было в ограниченное время заменить набор программного обеспечения, конвертировать базы данных и т.д. К этому моменту наша информационная система уже содержала большое количество пользователей в различных подразделениях. Обработка документов была распределена территориально в соответствии с бизнес-процессами. Наконец, в единой системе начиналось с обработки платежного поручения, а заканчивалось корпоративным сайтом с оперативной отчетностью руководству предприятия от себестоимости продукции до должников. К этому моменту я изучал методологию управления проектами уже не один месяц, но столь жестких и неопределенных задач по расписанию у меня еще не было. Несколько попыток составить расписание работ по переходу «общепринятыми» методами не позволяли уложиться в заданные сроки. Не помогали ни карандаш с бумагой, ни компьютер с программами. Поскольку все равно ничего не получалось, однажды я решил забыть о мыслях и привычках, жестко отдаться технологии. Первое время, поступая шаг за шагом в соответствии с технологией, кажется, что ты отдаляешься от результата. Мне хотелось бросить «это бюрократическое занятие», но у меня уже не было другого способа… Расписание, полученное по методике, тоже не позволяло уложиться в заданное время. Но зато я точно знал, какие именно работы не позволяют уложиться в сроки – это были конкретные работы критического пути. Я вносил методические изменения, перераспределял людей, приоритеты – работы критического пути менялись, а вместе с этим менялась длительность всего перехода. Мы тестировали скорость конвертации баз, распараллеливали процессы – программа внимательно следила за всеми связями, приближая нас к плановой цели. Наконец, расписание работ был составлено, исполнители распределены. На общем собрании каждый из сотрудников получил свой план работ, график, от кого он получает сигнал «на старт» и другие инструкции. Оставалось только молится ;-)… Как вы понимаете нас ждал успех, после которого сомнений в технологии не остается и «странный путь» становится естественным. Надеюсь, эта история поможет вам получить собственный первый позитивный опыт применения методики.
Существует много проектов, в которых буквальное применение всех методов не принесет пользу. Многим проектам жесткое расписание даже вредно. Это утверждение кажется странным, но на практике получается именно так. Причина проста – жесткое расписание помогает, когда всей команде проекта, включая заказчика, необходимо строгое соблюдение сжатых сроков и высокая производительность. Например, если заказчик отвечает на запросы или оплачивает счета по проекту в течении недели, вероятность сбоев в жестком расписании повышается. А нарушенное расписание перестают соблюдать большинство подрядчиков и участников. Это одна из причин, почему нет необходимости разработки жесткого и точного расписания. Это не снижает значения отдельных методов и приемов для руководителя проектов. Каждый руководитель проектов должен знать правила составления расписания и применять их при необходимости.