К процессам управления относятся: определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и принятие к исполнению всеми участниками. Целями корректирующих воздействий могут быть:
· Реализация санкционированных изменений;
· Предотвращение нежелательных последствий;
· Уменьшение или ликвидация нежелательных последствий отклонений от намеченного плана, возникающих в процессе исполнения проекта.
На мой взгляд, методология управления проектами это не только набор приемов, но и в большой степени идеология дробления действий на элементарные элементы, объединенные логической связью и последовательное исполнение в соответствии с полученной «технологической цепочкой». Эта идеология прослеживается не только на применении методологии, но и на самой методологии. Так, можно объединить процессы в группу контроля и управления, как показано на рисунке.
Подобное рассмотрение, не меняет сути. Однако зачастую, в реальных проектах, наблюдается ситуация, когда решение выработано, но не утверждено должным образом. Либо причины решения не документированы, не оповещены все участники проекта. Подобные ситуации могут породить конфликт и негативно сказаться на ходе проекта. Поэтому на этапе изучения управления проектами, разбивая процессы на ряд групп и прослеживая их взаимодействие, в данном курсе делается акцент на составляющих элементарных операциях. Недостатком этого подхода можно считать кажущееся повторение операций. Новая схема выглядит следующим образом:
· На основании учета исполнения осуществляется контроль и анализ;
· По результатам контроля и анализа может осуществляться:
· Выработка корректирующего воздействия;
· Согласование;
· Утверждение;
· Уведомление участников проекта;
· Исполнение.
Начинающий менеджер проектов должен учитывать эту последовательность и понимать, что ее несоблюдение может дорого стоить.
Выработка корректирующего воздействия, в общем случае, итеративный и интеграционный процесс. Параметры проекта взаимосвязаны. Изменения сроков могут повлечь изменения бюджета, которое в свою очередь может оказаться неприемлемым и привести к повторному рассмотрению воздействия на сроки. С другой стороны, корректирующие воздействия должны быть полными, то есть, включать в себя все задействованные области знаний или планы.
Основными рычагами управления являются цели и ресурсы. Примером использования целей в качестве рычага, может быть исключение отделочных работ из проекта по строительству здания. Ресурсы предоставляют значительное количество вариантов воздействия. Так, для соблюдения сроков проекта, могут быть использованы:
· Назначение дополнительного количества ресурсов,
· Назначение более квалифицированных ресурсов,
· Дополнительное стимулирование исполнителей;
· Изменение графика работы ресурсов;
· Использование других технологий;
· Изменений последовательности выполнения операций.
К процессам управления можно отнести следующие:
· Управление качеством;
· Управление целями (предназначено для влияния на факторы, порождающие изменения, и выработке воздействий, связанных с происшедшими изменениями целей);
· Управление ресурсами. (Предназначено для внесения изменений в утвержденный план исполнения проекта: либо по результатам оценки исполнения, либо для реализации утвержденных запросов на изменения. Механизмы: назначения, календари, приоритеты, перепланирование.)
· Управление контрактами (Обеспечение взаимодействия и координации поставщиков).
· Управление рисками;
· Общее управление изменениями.
Входами любых процессов управления могут являться: план проекта или его части (например, план управления рисками); оценка исполнения; запросы на изменение.
Выходами процессов являются изменения плана; корректирующие воздействия и усвоенные уроки. Как уже говорилось, усвоенные уроки, опыт управления проектами имеет большое значение как для организации, исполняющей проекты, как и для конкретного менеджера проектов.
Конкретные проекты могут не требовать в одинаковой степени поддержки всего спектра процессов управления. Однако менеджер любого проекта должен понимать значение и механизм общего управления изменениями.