Реальное исполнение проекта практически всегда отличается от запланированного. Возникающие отклонения необходимо контролировать. При незначительных отклонениях должны быть предприняты корректирующие воздействия. Значительные или не поддающиеся ликвидации отклонения могут приводить к изменению плана проекта через утвержденные запросы на изменения. Отклонения в любой области проекта неразрывно связаны с отклонениями в других областях. Так же любое изменение плана в отдельной области (например, бюджет) может повлечь изменения в других областях. Поэтому все изменения должны быть скоординированы.
Интегрированный контроль изменений выполняет следующие функции:
· Воздействие на факторы, вызывающие изменения, с целью убедится в том, что изменения обусловлены. Например, определяются причины изменений и возможность влиять на них.
· Констатация произошедших изменений. Зачастую, происходящие изменения очевидны и понятны в момент происхождения. Например, выполнение работы критического пути по проекту было приостановлено исполнителем из-за выполнения внеплановой работы в рамках функциональных обязанностей или болезни. Ситуация очевидна членам команды проекта, но причина остается не зафиксированной и ее последствия не проанализированы. Через некоторое время, при анализе нового текущего состояния достоверной информации о сроках задержки нет. График исполнения этой и связанных работ сорван. Подобные случаи в ходе проекта встречаются не редко. В результате команда проекта уже не способна адекватно оценить влияние изменений на проект, контроль потерян. Необходимо вновь приниматься за перепланирование и в значительной степени изменять сроки и бюджет проекта. Документирование произошедших изменений имеет большое значение. Причем не столько в момент изменений, а в дальнейшем.
· Управление изменениями при их возникновении. Своевременно фиксированное изменение и понимание его последствий позволяет команде проекта принимать обоснованные решения.
Рассмотренный пример изменений является простейшим. Изменения могут коснуться содержания проекта. В этом случае последствия уже не ограничиваются проблемами анализа. Интегрированный контроль изменений включает:
· Координацию изменений, поддержание согласованности базовых планов. Как уже говорилось, проект всегда набор взаимосвязанных составляющих. Например, решение о привлечении дополнительных ресурсов, как реакции на изменения, и не пересмотренный бюджет приведут к значительным проблемам с финансированием в дальнейшем.
· Отражение изменений в содержании продукта и проекта. Например, при сдаче проекта могут возникнуть трудности с обоснованием, почему результаты не соответствуют зафиксированным в договоре.
Общее управление изменениями включает так же актуализацию системы измерения исполнения проекта. В ходе исполнения проекта может показаться, что измерение тех или иных параметров стало неактуальным, и команда проекта перестает их измерять и контролировать. В результате, исчезает возможность своевременного обнаружения отклонений и команда проекта обнаружит нарушения только тогда, когда они станут существенными. Все принятые изменения должны отражаться в плане проекта. Рекомендуется вносить изменения в систему измерения исполнения лишь при изменении целей.
Для интегрированного контроля изменений проектами на предприятии целесообразно иметь корпоративную систему управления изменениями. Она включает набор формальных процедур, определяющих наблюдения и оценку исполнения работ проекта и регламент изменения официальных документов проекта. Для непосредственного управления изменениями должен быть создан соответствующий орган – комитет по управлению изменениями – обладающий соответствующими полномочиями. Функции Комитета по управлению изменениями в проекте может выполнять имеющаяся управленческая структура. Например, правление. При отсутствии Комитета, его функции выполняет назначенный представитель руководства организации.
Необходима разработка классификации изменений и критериев для автоматического принятия изменений или определения уровня ответственности, органа или должности лица принимающего решения по изменениям. Комитет должен рассматривать не все, а только существенные изменения в проекте, выходящие за рамки компетенции руководителя проекта. Это могут быть изменения в содержании проекта, базовом плане, существенные изменения в стоимостях, сроках и так далее. При этом любые изменения должны сопровождаться запросом на изменения. Запрос на изменение – это формальный документ, фиксирующий предложение участника проекта внести коррективы в проект, и может содержать следующую информацию:
· Наименование проекта;
· Руководитель проекта;
· Дата запроса на изменение;
· Описание изменения;
· Причина изменения;
· Влияние изменения на проект.
Запрос на изменение поступает в команду проекта для анализа его необходимости и последствий, и передается на рассмотрение в соответствии с местом в классификации.