Данный процесс призван определить информационные потребности членов команды и окружения проекта. Необходимо спланировать кому и какая информация необходима, в какой момент и каким образом она будет предоставлена. Удовлетворение информационных потребностей команды проекта – критический фактор успеха.

В большинстве проектов план управления взаимодействием формируется на ранних стадиях проекта. Однако, необходимо следить за его безусловным исполнением и, при необходимости, пересматривать для удовлетворения изменившихся потребностей.

Должна быть определена структура необходимой информации. Лица, заинтересованные в ней. Желательно сразу определить формы предоставления. Необходимо определить механизмы предоставления, возможно, различные для различной информации и получателей. Совещания, так же являются механизмом предоставления информации. Лица ответственные за подготовку информации должны быть не только назначены, но и определены механизмы и права на получение ими достаточной информации ими. В случае обновления или корректировки данных, необходимо определить по каким правилам она будет обновляться. Например, если некоторая информация предоставляется через страницу на сайте с еженедельным обновлением, то должны быть установлены день и время обновления. В противном случае заинтересованные лица могут оперировать устаревшей информацией.

В простейшем случае план взаимодействия представляет собой набор образцов отчетов и таблицу, где по горизонтали перечислены отчеты, а по вертикали заинтересованные лица. В пересечении указывается периодичность предоставления. Такую таблицу называют «матрицей отчетности». Ответственные за сбор и предоставление информации указываются, например,  в списке отчетов.

При составлении плана взаимодействия следует избегать как избыточных отчетов, так и излишне детализированной информации в них. Необходимо соизмерять затраты на формирование и предоставление информации с ее ценностью.

=  Перейти к содержанию  =