Выше были рассмотрены основные элементы планирования проекта, необходимые даже на начальном уровне применения методологии. Даже если в компании отсутствует практика применения методологии управления проектами, использование отдельными менеджерами ее элементов позволяет более эффективно выполнять работы, за счет более детального и системного понимания сути происходящего, уменьшения «внезапных пожаров». В настоящем разделе собраны процессы, относимые стандартом к областям знаний управление персоналом и управления коммуникациями. Подобное объединение обусловлено тем, что масштаб и уровень квалификации в подавляющем большинстве проектов реализуемых в России не столь значителен, чтобы было целесообразно применять методологию в полном объеме. В данном случае цель – показать потенциальному менеджеру проекта место и значение организации в проекте. Коммуникации неотделимы от организации, так же как и рассмотрение организации без определения взаимосвязей между ее членами не приносит соответствующего эффекта.
Проекты выполняются организациями. Ранее были рассмотрены особенности проектной деятельности в различных организационных структурах. Настоящий раздел посвящен вопросам организации команды проекта, окружения проекта, персонала, исполняющего проект, и организации их взаимодействия. Частично информация об организации уже сформирована предыдущими процессами. На этапе инициализации сформирована команда проекта, определен менеджер проекта. На этапе планирования ресурсов определена потребность в персонале. Цель процессов организационного строительства довести планирование до логического завершения и определить, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта. Своевременное определение отношений ответственности, отчетности и других, до начала работ, снимает значительное количество проблем связанных с несвоевременным и не адресным предоставлением информации и превращает контроль за ходом проекта в упорядоченную деятельность.
В качестве примера можно привести следующую ситуацию. Проект представляет собой набор работ недельной длительности. Завершение одной из таких работ задерживается уже на три недели. В одном случае, не предусмотрена еженедельная отчетность по проекту. При этом, несмотря на то, что руководитель конкретной работы знает о срыве сроков, команда проекта остается в неведении. В другом случае, не определена конкретная форма отчетности. При этом, несмотря на еженедельные доклады «Выполняем», команда проекта опять же остается в неведении о реальной ситуации. Ситуация усугубляется, если работа связана со значительным расходованием бюджета. При правильном планировании организации и взаимодействия, заинтересованные члены команды проекта регулярно и своевременно получают от руководителей работ отчеты по установленной форме. Необходимо отметить, что они не запрашивают их – получение информации идет в режиме оповещения, что значительно упрощает их работу и обеспечивает полной информацией, не зависимо вспомнил ли менеджер о контролируемом параметре или нет. Необходимо отметить, что правильная организация взаимодействия исключает полное предоставление всей информации всем членам команды проекта, а только требуемой части с требуемой периодичностью индивидуально в соответствии с ответственностью члена команды.