Проект, после достижения поставленных целей, или прерывания его выполнения, нуждается в завершении.
Административное завершение состоит в:
· Документальном подтверждении достигнутых результатов проекта;
· Формальной приемке продуктов проекта заказчиком, инвесторами и пользователями;
· Создании полного архива проектных материалов, пригодных для последующего использования;
· Анализе эффективности проекта.
Административное завершение не должно откладываться до полного завершения проекта. Каждая фаза или этап проекта должны завершаться должным образом, чтобы не допустить потери важной и полезной информации.
Административное завершение осуществляется на основе следующих материалов:
· Документации по оценке и анализу хода исполнения проекта;
· Документация по продукту проекта включая планы, спецификацию, техническую документацию и так далее;
· Другие материалы по проекту - протоколы совещаний, переписка.
Результатом административного завершения являются:
· Подготовленный, утвержденный и распространенный среди заказчиков, потребителей и инвесторов документ о формальной приемке результатов проекта;
· Архив документов по проекту;
· Усвоенные уроки.
Методология управления проекта требует создания послепроектного отчета до того, как команда проекта будет расформирована. В отчет должна быть включена информация о подтверждении выполнения контрактных обязательств и принятых требований по качеству, а так же перечень рекомендаций для будущих проектов. Отчет не должен концентрироваться на допущенных ошибках и ответственности за них, так как это вызовет сопротивление команды проекта. Напротив, необходимо отметить то, что может оказаться полезным в будущих проектах.